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陈永生:档案充分利用的措施保障
??档案充分利用问题
研究之四

2010-03-14 16:27:13作者:陈永生来源:sinoss浏览次数:0 网友评论 0

  成果名称  档案充分利用的措施保障---档案充分利用问题研究之四     
  成果类型  论文类     
  出版时间  2007年第6期     
  出版单位  中国档案学会《档案学研究》 

  成果内容简介
  1.篇章结构、基本观点

  《档案充分利用的措施保障---档案充分利用问题研究之四》是《档案充分利用问题研究》四篇系列论文的最后一篇。第一篇《档案可供利用情况的数据分析---档案充分利用问题研究之一》通过可靠的统计数据详细地分析了国家档案资源的总量及其构成情况,回答了有多少档案可以利用,有哪些档案可以利用,有多少档案需要花费公共成本等问题,指出档案充分利用的必要性和紧迫性;第二篇《档案开放利用情况的数据分析---档案充分利用问题研究之二》通过可靠的统计数据详细地分析了档案馆和档案室的档案开放情况,阐述了档案开放对于档案充分利用的意义,并提醒人们在关注档案馆开放档案问题的同时,应该对档案室的档案开放问题给予必要的关注;第三篇《档案已供利用情况的数据分析---档案充分利用问题研究之三》通过可靠的统计数据分别详细地分析了档案馆和档案室档案已供利用情况,针对档案利用率低的事实,提出要根据档案馆和档案室的不同情况来充分利用已有档案和提高档案利用率的方向性要求;而第四篇《档案充分利用的措施保障---档案充分利用问题研究之四》则从控制档案总量、扩大档案开放和增加利用数量三个方面有针对性地提出档案充分利用的措施。
  《档案充分利用的措施保障---档案充分利用问题研究之四》是《档案充分利用问题研究》系列成果的总结篇,是在前三篇发现问题、提出问题和分析问题的基础上,提出解决档案充分利用问题的方案措施,其结构和基本观点为:一、从管理得不好和利用得不充分的角度对当前的档案存量做出过多过滥的基本判断,提出从把住档案进馆的“入口关”这一关键环节来控制档案总量;二、针对档案开放过于谨慎和开放力度不足的现实,提出通过扩大档案开放的数量和范围,扩展利用者群和开放方式来解决档案开放这一影响档案充分利用的瓶颈问题;三、从扩大档案利用需求和拓展档案服务功能的角度,提出通过利用者和档案部门双方的合力来增加档案利用数量,实现档案的充分利用。

  2.主要创新和学术价值
  论文的创新之处:一、从档案可供利用、档案开放利用和档案已供利用的角度来研究档案的合理充分利用问题,选题角度和研究思路较新(档案合理充分利用研究是档案利用研究的薄弱环节);二、通过大量的数据分析、案例分析来发现问题,提出问题,对问题的把握较准(包括对档案总量计算及其多少的判断、利用率计算的统计口径等数据偏差进行了纠正);三、用数据、用事实来说话,研究方法较为严谨科学,所得出的结论具有更大的可信度(所有结论都有数据和事实支持,避免猜测与雄辩)。
  论文的学术价值:一、全面统计了国家档案资源的总量和构成,这是一项工作量较大的基础工作,体现了学术研究的广度和难度;二、通过统计分析并首次归纳提出自1994年至2003年,我国“馆藏档案利用与99%以上的人不相关” 和“档案利用与90%以上的馆藏档案不相关”的事实性结论,从利用者和被利用档案两方面揭示了档案充分利用的令人堪忧的现状;三、指出在政府信息公开和现行文件开放利用背景下我国档案开放利用政策的过分保守的现状,提出档案零年限开放的设想,颠覆了“档案自形成之日满30年向社会开放”这一业界和学界所认同的观点,为档案的进一步开放利用提供了学术参考。四、首次统计出以1994年为基数十年来档案馆藏增长率与档案利用增长率,并用2003年馆藏增长率74.6%和利用增长率12.7%这一“剪刀差”的数据来揭示出档案总量过多和档案利用过少的事实;五、从控制档案总量、扩大档案开放和增加利用数量三个方面有针对性地、相对全面地提出解决档案充分利用问题的思路、方案和措施。

  3. 研究方法
  论文以文献调研和实地调查为基础,通过数据分析来发现问题、研究问题并提出解决问题的思路和方案。主要研究方法包括:(1)文献调研:全面收集国内外关于档案利用研究的相关文献和我国档案事业发展统计年报等权威的统计报表,并对馆藏、开放和利用的各项相关数据进行详细的梳理、深入的分析和科学的采用;(2)实地调研:为了验证各种统计数据的可靠性,笔者跑遍了大半个中国进行实地调研,并分别选取了中央档案馆、北京市档案馆、北京市朝阳区档案馆、辽宁省档案馆、广东省档案馆、广州市档案馆、深圳市档案馆、珠海市档案馆、中山市档案馆、湛江市档案馆等多家档案机构进行重点调研,通过实地考察、咨询访谈、发放问卷等方法取得了上述机构关于档案利用方面的第一手资料;(3)数据分析:在调研获得了基础资料的前提下,利用计算机office软件等辅助工具,对大量零散、原始状态的基础资料进行系统的整理和分析,使之成为对研究有用的信息,并通过统计图表和模型建构来进行可靠的定量分析。

  4.学术影响或社会效益
  学术影响:《档案充分利用问题研究》系列论文发表后很快引起档案学界的关注并获得较高的评价,2008年10月《档案充分利用问题研究》以系列论文(共4篇)的形式荣获中国档案学会第六次(2006-2007年)档案学优秀成果奖档案学术论文类一等奖(该次评奖共评出获奖成果209项,学术论文类一等奖只有6项)。在2009年3月21日起公示的广东省政府奖---广东省2006-2007年度哲学社会科学优秀成果奖拟奖项目中,《档案充分利用的措施保障---档案充分利用问题研究之四》以单篇论文的形式再次荣获一等奖(该次拟奖成果共175项,论文类一等奖17项,本论文是这次评奖中唯一获得一等奖的图书馆、情报与文献学学科门类的优秀成果,也是广东省政府奖有史以来唯一获得一等奖的图书馆、情报与文献学学科门类的优秀成果)。
  社会效益:由于本论文是在充分的调查研究和大量的数据分析的基础上来探索问题和寻求对策的,因此对档案开放利用实践有一定的参考价值。在论文写作的调研期间和论文发表后,中山市档案局采用作者的建议和文中的观点来指导该市的档案开放利用工作,在如何优化馆藏结构,扩大档案开放,服务政府信息公开,增加档案利用数量和控制档案总量等方面进行了改革和探索,并得到市政府的充分肯定和大力支持。中山市政府已于2008年10月通过立项拨款20万元,并于当年11月由中山市档案局与中山大学签订委托协议,在《档案充分利用问题研究》系列论文的基础上起动“中山市档案开放利用研究”项目。目前,正在与中山市档案局洽谈第二期研究项目“政府信息集中查询场所的选择与机构设置问题研究——以中山市政府信息查询中心为例”和第三期研究项目“中山市电子档案馆建设的提升与档案开放利用的深化研究”。中山市政府将再次追加立项拨款予以大力支持,预计于今年6月和11月年分别签订第二期和第三期研究项目的委托协议并起动两个后续项目的研究工作。

  成果社会反映 
  1.论文引起了学术界的关注并获得较高的评价,分别荣获中国档案学会第六次(2006-2007年)档案学优秀成果奖档案学术论文类一等奖和广东省2006-2007年度哲学社会科学优秀成果奖论文类一等奖。
  2. 论文引起了档案部门的关注并被中山市档案局采纳应用,进而得到中山市政府的重视和支持,市政府决定分三期拨款由中山市档案局委托论文作者开展后续研究,2008年12月已签署“中山市档案开放利用研究”项目的技术咨询合同,研究经费20万元。今年6月和12月还将签署两个研究项目的技术咨询合同(见技术咨询合同和证明材料)。

  成果引用或被采纳情况 
  1.何振、卢加明:《政府信息公开环境下档案开放问题探讨》《档案学通讯》2009年第2期,引用3次;
  2.王小云、王运彬:《档案信息质量评价之指标体系构建》,《档案管理》2008年第4期,引用1次;
  3.林洁:《高校教师档案的用途与管理研究》,苏州大学硕士论文,引用1次

  成果获奖情况 
  1. 中国档案学会:中国档案学会第六次(2006-2007年)档案学优秀成果奖,论文类一等奖,2008年10月。
  2. 广东省人民政府:广东省2006-2007年度哲学社会科学优秀成果奖,论文类一等奖,2009年3月21日起公示一个月。
 

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档案措施保障

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